Settembre, mese di ripresa e di ritorni, fa rima con rientro in ufficio. Si ritorna alla quotidianità del proprio lavoro, agli impegni di routine e alle scadenze impellenti.
Quest’anno, però, è una normalità nuova quella che attende i tantissimi lavoratori, a metà tra le vecchie abitudini, pian piano riacquistate nel tempo, e le nuove esigenze, dettate dalla pandemia ancora in corso. Sarà, in altre parole, una normalità ibrida, tra il reale e il virtuale, a cui siamo ormai sempre più abituati.
Presentazioni virtuali: dal boom del Covid alla normalità
Il lavoro, in tutte le sue forme, è stato duramente colpito dalla pandemia, che ha costretto tutti a ripensare la propria attività, riducendo al minimo possibile le interazioni umane.
Le presentazioni virtuali, pertanto, hanno subito un boom strepitoso negli ultimi 18 mesi, diventando la soluzione non soltanto per questioni geografiche. Ma se lo scoppio del Covid-19 ha colto tutti di sorpresa, oggi si ha la possibilità di lavorare con anticipo e di arrivare preparati al ritorno in ufficio.
“Le presentazioni online, beninteso, sono sempre esistite, semplicemente prima sceglievamo di incontrarci dal vivo” – spiega Maurizio La Cava, CEO e Co-founder di MLC
Presentation Design Consulting – “Ma il business non può arrestarsi, così quando è scoppiata la pandemia siamo stati tutti forzati a scegliere: o cambi o sei fuori. Ci siamo adattati noi e lo stesso hanno fatto le varie piattaforme di videoconferenza, che si sono evolute a una velocità impressionante, implementando funzionalità e qualità”.
Presentazioni su Teams: un tip per coinvolgere ancora di più
Uno degli esempi più significativi di funzionalità ancora poco note ma capaci di incrementare il coinvolgimento dell’audience è stato introdotto da Microsoft Teams e consente al presentatore di aggiungere il proprio volto sulla presentazione. Se si vuole utilizzare questa funzionalità nelle future presentazioni, la prima cosa da fare è impostare la modalità “Slideshow” su PowerPoint, per poi condividere la slide su Teams. A questo punto, in alto si
troverà un piccolo bottone per aggiungere il presentatore allo Slideshow. In questo modo, l’audience vedrà le slide e il presentatore scontornato in sovrimpressione. Alcuni suggerimenti su come utilizzare questa funzionalità sono spiegati da La Cava in questo video.
“Grazie a questa funzionalità, chi segue una presentazione avrà la sensazione di farne davvero parte” – aggiunge Maurizio La Cava – “E’ molto importante, però, che vi sia la corretta luce e che si utilizzi la modalità presentazione, in modo che da un lato dello schermo ci siano le slide e dall’altro Teams, così da controllare sia la presentazione che eventuali interventi del pubblico”.
Nel compromesso tra smart-working e presenza, anche gli uffici diventano ibridi
Secondo il World Trent Index 2021 1 di Microsoft, il 66% dei leader sta considerando di modificare gli spazi aziendali nella direzione di un nuovo modo di lavorare, quello ibrido.
Infatti, il dibattito tra il lavoro in ufficio e da remoto è più che mai acceso, tanto da essersi reso necessario un compromesso che inevitabilmente investirà ogni settore e ogni attività, presentazioni comprese.
Ecco gli 8 consigli da parte dell’esperto, Maurizio La Cava, per realizzare una presentazione ibrida con PowerPoint e massimizzare l’efficacia della propria comunicazione:
1) Innanzitutto, è fondamentale diventare un presentatore ibrido e non soltanto realizzare una presentazione ibrida: dopo aver impostato il laptop in modalità estesa e non condivisa, si potrà condividere lo schermo e gestire la regia della presentazione sul proprio laptop, mentre sullo schermo del proiettore scorreranno le slide per i due pubblici (da remoto e dal vivo);
2) In secondo luogo, bisogna ricordarsi dell’audience remota sin dal primo minuto, quando si entra in sala riunioni: la prima cosa da fare è condividere lo schermo con la conference room, avendo cura di impostare la modalità presentazione su PowerPoint, che consente di anticipare il contenuto della slide successiva, mantenendo l’attenzione alta e costante;
3) A questo punto, è bene munirsi di tutta l’attrezzatura necessaria, avendo bene a mente gli strumenti che non possono mai mancare: lo smartphone (e il caricabatterie) e gli auricolari bluetooth in primis. Quando si utilizzano le cuffie, tuttavia, non bisogna dimenticare che si è i soli a sentire l’audience remota, che dovrà essere collegata anche alla presentazione dal vivo per poter partecipare al dibattito. Quando si ha la possibilità di presentare in una postazione fissa e sufficientemente grande, inoltre, i must have del presentatore sono: un pannello
luce, magari con un piedistallo, il microfono, il mouse, il treppiede modellabile, una borsa per contenere i cavi, la macchina fotografica per riprendere, un cavo USB extra e un tablet. Se ci si trova in un ambiente scuro, o si vuole scontornare la propria sagoma, è necessario ricorrere alla luce artificiale, con i pannelli sopracitati, che garantiscono una resa ottimale anche a budget ridotti;
4) Parola d’ordine, quindi, coordinare. Le due audience, seppur lontane, probabilmente vorranno interagire, ma per farlo c’è bisogno di qualcuno che monitori la chat o che presenzi in entrambe le “stanze”, ripetendo le eventuali domande dal vivo alla sezione da remoto (e viceversa);
5) Per far sì che la presentazione abbia successo è necessario arrivare preparati, riducendo a zero le attività che possono distrarre e testando tutto prima di cominciare. Non bisogna dimenticare, infatti, che la presentazione virtuale richiede una serie di operazioni che possono richiedere qualche minuto e, non di rado, presentare qualche difficoltà: è sempre buona cosa avere il tempo e il modo di intervenire;
6) Post-presentazione: se è vero che la presentazione online è più comoda da certi punti di vista, da altri implica una serie di distrazioni che rendono più complicato mantenere alta l’attenzione. Una buona tecnica per far sì che niente vada perduto è registrare il meeting, in modo che tutti abbiano la possibilità di recuperarlo e che si possa continuare a creare valore. E’ utile, in questo caso, creare degli handout nelle note della presentazione da stampare poi in A4;
7) Tenere a mente le diverse esperienze dell’audience è fondamentale: da un lato, dal vivo, c’è un pubblico che si concentrerà principalmente sul presentatore, mentre dall’altro c’è un’audience remota che, nella migliore delle ipotesi, seguirà il tutto da un PC. Pertanto, less is more: la chiave è fare slide essenziali, chiare e con font leggibili, evitando video e animazioni che possono interrompersi;
8) Una delle più grandi perdite subite a causa della pandemia è l’interazione umana e, nonostante le grandi potenzialità di Internet permettano di veicolare un contenuto in maniera altrettanto efficace, è innegabile che la performance dal vivo abbia un impatto differente. Gli sguardi, le espressioni facciali e i gesti sono parte integrante di una presentazione ma oggi, a causa delle mascherine, parte del viso è coperta: per questo, si può optare per un dispositivo trasparente a norma, che lasci intravedere la bocca del presentatore;
“Sembra evidente che le presentazioni ibride siano la nuova frontiera, nonché la grande sfida dei presentatori del domani” – conclude Maurizio La Cava – “Personalmente, ritengo che il paradigma fondamentale resti lo stesso: progettare l’esperienza di fruizione che si desidera per la propria audience, da cui ricavare poi la presentazione ideale. Il tutto condito con i giusti accorgimenti tecnici, che possono davvero fare la differenza e diventare la chiave di volta nel lavoro del futuro”.